Datenschutz – Wichtig, aber kaum beachtet / Fotos im Internet

Eine der wenig beachteten Aufgaben im Verein ist die Gewährleistung des Datenschutzes. Wie für fast alles andere ist auch hierfür letztendlich der Vorstand verantwortlich.

Am 25.05.2018 tritt die neue Datenschutzgrundverordnung in Kraft. Wer sich als Vorstand bisher nicht mit dem Datenschutz im Verein auseinandergesetzt hat, sollte sich schnellstens damit beschäftigen. Auf dieser Seite kann dabei nur ein kleiner Überblick gegeben werden.

Jeder Mensch kann über seine personenbezogenen Daten selbst bestimmen. Damit sind alle Daten gemeint, mit denen eine Person identifizierbar ist. Sie dürfen von anderen grundsätzlich nur verwandt werden, wenn hierzu die Einwilligung gegeben wurde.

Die Daten dürfen nur für die im Voraus konkret festgelegten Zwecke erhoben und gespeichert werden. Es muss im Interesse des Vereins liegen, die (Zweck gebundene) Einwilligung klar und deutlich zu dokumentieren. Der Verein darf die Daten nur so verwenden, wie sie für den eigenen Sportbetrieb erforderlich sind. Ungefragt Daten zu Werbezwecken weiter zu geben, ist nicht erlaubt.

Jedes Mitglied kann Auskunft darüber verlangen, was zu welchem Zweck mit den Daten gemacht werden soll. Selbstverständlich sind die Daten auf dem neuesten Stand zu halten.

Darüber hinaus muss über die Dauer der Speicherung bzw. die Kriterien der Löschung informiert werden – verbunden mit dem Hinweis, dass das Mitglied einen zeitnahen Auskunftsanspruch über seine gespeicherten Daten hat, seine Einwilligung jederzeit widerrufen kann sowie ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde hat.

Soweit es zu Datenschutzverletzungen gekommen ist, z.B. durch unbefugten Zugang zu den Daten durch Dritte, ist der Betroffene zu benachrichtigen und gegebenenfalls die Aufsichtsbehörde zu informieren.

Ein eigener Datenschutzbeauftragter ist auf jeden Fall zu bestellen, wenn mindestens zehnMitarbeiter im Verein mit der Verarbeitung von Daten beschäftigt sind.

Selbst wenn – wie in den meisten Fällen – ein eigener Datenschutzbeauftragter nicht nötig ist, muss im Verein klar geregelt werden, wer für den Datenschutz wie verantwortlich ist.

Im Zweifel sollte ein äußerst zuverlässiger Verantwortlicher im Verein benannt bzw. gewählt werden, der im besten Fall außerdem noch die „Technik“ beherrscht.

Insgesamt sollten aber alle Verantwortlichen im Verein für das Thema sensibilisiert werden. Die Versendung von E-Mails mit offenem Verteiler kann schon eine Datenschutzverletzung sein, wenn es hierfür keinen plausiblen Grund gibt.

Müßig zu erwähnen, dass Verstöße gegen Bestimmungen des Datenschutzes mit Bußgeld geahndet oder auch bestraft werden können.

Ein etwas anderes Thema ist der Umgang mit Fotos und deren Veröffentlichung. Fotos sind keine Daten, aber jeder Mensch hat sein Recht am eigenen Bild. Rechtliche Grundlage ist das Kunsturhebergesetz, § 22 KUG, wonach Fotos nur mit Einwilligung des Abgebildeten verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden dürfen. Einwilligung heißt, dass die Zustimmung vor dem Foto eingeholt werden muss.

Zwar gibt es hiervon gesetzliche Ausnahmen. Im Zweifel sollte der Betroffene aber lieber gefragt werden, ob er mit einer Veröffentlichung – sei es auch nur auf der Vereinshomepage – einverstanden ist.

INFO: Da die neue Datenschutzverordnung, die im Mai 2018 in Kraft treten wird, für Vereine viele Fallstricke enthalten kann, werden wir vom Stadtverband für Sport Heilbronn den Datenschutz rechtzeitig nochmal thematisieren und werden auch in der April-Ausgabe des sportheilbronn-Magazins gemeinsam mit unserem Juristen Harald Krusenotto näher auf die Neuerungen eingehen.